📅근무표 짜는 데 반나절? 이제는 30분 안에 끝냅니다

"이번 달 근무표 언제 나와요?" 매달 이 질문을 받을 때마다 숨이 막히는 담당자분들 많으실 겁니다. 10명의 직원, 각자 다른 휴무 희망일, 주말 배치 형평성, 야간 순번까지 맞추다 보면 반나절이 훌쩍 지나가죠. 그 시간 동안 이용자 한 명을 더 만날 수 있었는데.

이 글에서는 근무표를 자동으로 짜는 도구가 실제로 어떤 규칙으로 배정하는지, 어디까지는 사람이 손봐야 하는지를 구체적으로 짚어봅니다.

Dawith 복지 허브의 근무표 도구는 세 가지 조건을 입력받아 한 달 치 스케줄 초안을 한 번에 만들어냅니다.

• •직원별 이번 달 목표 근무일수
• •직원별 근무 불가일과 근무 가능 요일
• •부서별·시간대(오전/오후)별 필요 최소·최대 인원

여기에 더해 "이 두 사람은 반드시 같이 근무해야 한다"는 파트너 지정과, 반대로 "이 두 사람은 같은 시간대에 배정하면 안 된다"는 기피 관계까지 조건으로 넣을 수 있습니다. 초안이 나온 뒤에는 담당자가 화면에서 직접 칸을 바꿔가며 다듬으면 됩니다. 처음부터 빈 표를 놓고 짜는 것과, 이미 채워진 표를 확인·조정하는 것은 체감되는 부담이 다릅니다.

"자동 배정"이라고 하면 막연하게 느껴지실 텐데, 실제 규칙은 이렇습니다.

• •근무 불가일로 지정한 날, 근무 가능 요일이 아닌 날은 애초에 후보에서 제외됩니다.
• •오전만 가능·오후만 가능으로 지정한 직원은 그 시간대에만 배정됩니다.
• •파트너로 묶인 직원은 가능한 한 같은 시간대에 함께 배정되고, 기피 관계로 지정된 직원끼리는 같은 시간대에 겹치지 않게 걸러집니다.
• •월초부터 한 사람에게 몰아 배정하지 않도록, 그날까지 근무일 대비 목표 근무일수 비율이 낮은 직원부터 우선 배정합니다. 그래야 월 후반에 사람이 모자라는 상황을 피할 수 있습니다.

이 규칙들은 정해진 순서대로 자동으로 적용되는 것이고, "AI가 알아서 판단"하는 영역이 아닙니다. 조건을 명확히 입력할수록 초안의 완성도가 올라갑니다.

설날·추석 연휴, 대체공휴일까지 포함한 연도별 공휴일 목록이 도구 안에 미리 들어 있어서 따로 입력하지 않아도 주말·공휴일이 자동으로 구분됩니다. 기관 자체 휴무일이나 임시공휴일이 있다면 추가로 지정할 수 있습니다. 대상자 방문 등 주말·공휴일에도 근무가 필요한 시설이라면, 배정 인원 기준을 그 요일에 맞게 별도로 설정하면 됩니다.

여기서 한 가지는 분명히 해두어야 합니다. 근무표를 짜는 계산 자체는 위에서 설명한 규칙 기반 로직이고, 근로기준법상 연장·야간·휴일근로를 자동으로 구분해 임금까지 계산해주는 기능은 없습니다. 초과근무·임금 계산은 여전히 기관의 급여 담당자가 별도로 확인해야 하는 영역입니다.

AI가 쓰이는 지점은 따로 있습니다. 초안이 나온 뒤 "목표 근무일수를 채웠는지, 파트너 조건이 지켜졌는지, 배분이 한쪽으로 쏠리지 않았는지"를 AI에게 검토시켜 한국어 요약 세 줄로 받아볼 수 있는 기능입니다. 관리자가 등록해 둔 키가 없으면 본인의 구글 Gemini API 키(무료 발급 가능)를 넣어야 동작합니다.

완성한 표는 여러 형식으로 바로 저장할 수 있습니다.

• •엑셀: 캘린더 형태로 오전·오후를 구분해 정리되고, 주말·공휴일은 셀 안에서 빨간 글씨로 표시됩니다. 직원별로 근무일을 따로 모아 보는 시트도 함께 생성됩니다.
• •워드(DOCX)·한글(HWP): 결재 문서로 바로 첨부하기 좋은 형식입니다. 특히 한글 파일 포맷은 복지 기관 행정에서 자주 요구되는데, 이 부분까지 지원하는 무료 도구는 흔치 않습니다.

형식을 바꿔가며 여러 번 내보내도 원본 데이터는 그대로 남아 있으니, 결재 라인마다 요구하는 형식이 다르면 필요한 형식으로 각각 뽑으면 됩니다.

직원 명단, 근무 조건, 완성된 스케줄은 브라우저(로컬 저장소)에 저장됩니다. 기관 서버나 외부 데이터베이스로 전송되지 않으며, 앞서 설명한 AI 공정성 검토를 실행할 때만 그 순간의 스케줄 데이터가 분석을 위해 전송됩니다.

브라우저 저장소는 캐시를 지우거나 기기를 바꾸면 사라질 수 있어서, 데이터를 JSON 파일 하나로 내보내고 다른 기기에서 그대로 불러오는 백업·복원 기능이 함께 들어 있습니다. 직원 구성이 자주 바뀌지 않는 기관이라면 부서·팀별로 설정을 이름 붙여 여러 개 저장해두고 필요할 때 불러와 쓸 수도 있습니다.

사례관리 업무에서 이용자에게 맞는 서비스를 찾는 일은 생각보다 많은 시간이 걸립니다. 포털 사이트 여기저기 검색하고, 복지로 들어가보고, 지자체 홈페이지까지 확인하다 보면 한 이용자를 위해 30분이 금방 지나가죠.

솔직히 말하면 이 부분은 도구 하나로 해결되지 않습니다. 창구마다 담고 있는 정보가 다르고, 홈페이지에 아예 없어서 전화로만 확인되는 것도 많기 때문입니다. 대신 순서를 알면 시간이 줄어듭니다. 실제로 어떤 순서로 찾는 게 빠른지, 전화 전에 무엇을 정리해 두어야 하는지는 복지로·복지멤버십·정부24 차이 글에 정리해두었습니다.

자격 확인에 자주 쓰이는 만나이 계산은 만나이 계산기로, 근거 조문 확인은 법령 검색으로 빠르게 처리할 수 있습니다.

검색해서 찾은 서비스 정보는 지역별 예산 상황이나 기관 운영 일정에 따라 실제 제공 여부가 달라질 수 있습니다. 지원 금액과 소득 기준은 매년 바뀌고, 예산이 소진돼 접수가 끝났는데도 안내 페이지는 그대로인 경우도 있습니다. 이용자에게 연계하기 전에 해당 기관에 직접 확인하는 절차는 꼭 거치시기 바랍니다.

도구가 시간을 줄여줘도, 최종 판단은 사회복지사의 몫입니다. 그게 우리가 하는 일의 가치입니다.

부서마다 필요한 인원 기준이 다른데 반영되나요? 됩니다. 부서별로, 그리고 오전·오후 시간대별로 최소·최대 인원을 따로 설정할 수 있습니다.

직원이 중간에 그만두거나 새로 들어오면 처음부터 다시 짜야 하나요? 명단만 수정하고 다시 생성하면 됩니다. 이미 확정해 내보낸 지난달 표는 그대로 남아 있으니 영향이 없습니다.

AI 공정성 검토에 직원 이름을 그대로 넣어도 되나요? 이름과 목표 근무일수, 배정 현황이 검토를 위해 외부로 전송되는 것이므로, 꺼려진다면 이름 대신 이니셜이나 사번으로 관리하는 방법도 있습니다.

자동 생성된 표를 그대로 확정해도 되나요? 초안으로 보시는 걸 권합니다. 특정 요일에 인원이 비었거나, 조건 입력을 놓쳐 배정이 어색한 경우가 있을 수 있어 확정 전에 한 번은 사람이 훑어보는 과정이 필요합니다.

근무표 자동화가 줄여주는 건 "빈 표 앞에서 시작하는 부담"입니다. 조건을 입력하고 초안을 받은 뒤 다듬는 흐름으로 바뀌면, 그 시간만큼 다른 업무나 이용자 상담에 쓸 수 있습니다.

다만 근로기준법상 근무시간 분류나 임금 계산까지 자동으로 해주는 기능은 아니라는 점은 분명히 기억해두시고, 관련 계산은 급여 담당자와 함께 확인하시기 바랍니다.

사업계획서 작성에 AI를 활용하는 법은 사업계획서 AI 활용법에, 이 도구가 어떻게 시작됐는지는 개발 이야기에 정리해두었습니다.